Работа с документами

         

Офисная работа с документами

В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня:
Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия. Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98.
Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 - 30 одновременно работающими сотрудниками.

Введение
Преемственность традиций и западные веяния
Делопроизводство в среде Windows
Из чего состоит электронный офис
Cначала было слово (Word)

Автоматизация работы с документами
Microsoft Excel - программа обработки табличных данных
Диаграммы
Совместное использование данных
Приложение Microsoft Outlook
Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства

Современные офисные приложения

Структура - один из самых редко используемых режимов отображения документа, хотя он обладает многими возможностями, которые отсутствуют в других режимах. В режиме структуры можно свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст, можно перемещать и копировать текст перетаскиванием заголовков. Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами, включающими несколько частей. Но при этом в режиме структуры не отображаются границы страниц, колонтитулы, рисунки, фон и многие другие элементы оформления документа. Обратите внимание на то, что в режиме структуры документа появляется новая панель инструментов Структура, упрощающая работу с заголовками, главным и вложенными документами. В других режимах эту панель вывести невозможно, но она там и не нужна.

Изменение режима просмотра документа
Изменение режима просмотра листа
Изменение режима просмотра презентации
Отмена действий
Ввод текста с клавиатуры

Выбор языка
О шаблонах и мастерах
Создание конвертов
Основы оформления текста документа

О специальных эффектах
Оформление нумерованных списков
Общие сведения о таблицах
Установка полей и ориентации страницы
Общие правила ввода данных

Способы организации данных
О формулах
Расчет амортизационных отчислений
О числовых форматах
Выравнивание по краям ячейки
Копирование формата по образцу

Поиск данных
Предварительный просмотр листа
Работа с рисунками в документе
Вставка рисунков из графических файлов
Создание рисунков

Организационные диаграммы в Microsoft Word
Типы диаграмм
Элементы диаграмм
Настройка окна области Почта Microsoft Outlook
Просмотр списка поступивших сообщений
Работа в окне области Контакты Microsoft Outlook

О задачах
Возможности печати в Microsoft Outlook
Способы создания презентаций
Добавление слайда
Использование шаблонов оформления
Возможности печати в Microsoft PowerPoint

Работа в современном офисе

Информатизация общества предъявляет к выпускникам образовательных учреждений новые требования. Сегодня вне зависимости от выбранной профессии любой человек сталкивается с необходимостью наличия базовых знаний в области электронных коммуникаций, компьютерной обработки информации, делопроизводства, маркетинга.
В эпоху Интернета стираются границы между странами и формируется международный рынок труда. Стремительное развитие технологической базы приводит к тому, что в мире уже сейчас наблюдается нехватка специалистов с хорошим знанием современных информационных технологий. В последнее время активно развиваются виды деятельности, при которых результаты выполненной работы передаются по глобальной сети. В этих условиях будет востребован не тот сотрудник, который находится рядом, а тот, который работает эффективнее.
Другая тенденция современной организации труда заключается в том, что время кустарей-одиночек прошло. Современный продукт есть результат коллективного труда. Любой высокотехнологичный и информационноемкий проект создается рабочими группами в рамках офиса или целого ряда офисов, разбросанных по всему миру. Работа в таком офисе невозможна без знания современных средств коммуникации, Интернета, электронной почты, норм и этики делопроизводства.

О необходимости навыков работы в современном офисе
История делопроизводства
Microsoft Office Standard Edition 2003
Типовая структура предприятия

Общая структура документационного обеспечения управления
Автоматизация документооборота
Интернет - сеть сетей
Гипертекст и Web-страницы
Индексированные каталоги

Электронная почта
Миссия компании
Планы компании и планы ее сотрудников
Причины возникновения проблем с ИТ-безопасностью
Средства контроля доступа к документам в MS Office

Что такое криптография?
Где хранятся следы вашей активности в Сети
Классификация вредоносных программ
Брандмауэр как средство защиты частных сетей
Контент секьюрити
Виды компьютерного пиратства

Основные понятия маркетинга
Планирование презентации
Виды продвижения товаров
Как сделать сайт посещаемым

Что такое "Интернет-маркетинг"?
Что такое "личный маркетинг"?

Управление документацией и новые информационные технологии

Современный этап развития России характеризуется трудным и противоречивым путем перехода страны к рыночной экономике. Вне всяких сомнений, успех этого перехода в значительной степени зависит от эффективности управленческих структур рыночной экономики, деятельность которых основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой в любой организации сконцентрирована в документах.
Необходимо признать, что в “дореформенных” условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало достижения информационных систем того периода. Сжатая оценка применявшихся (и применяющихся иногда до сих пор) правил и методик состоит, на наш взгляд, в том, что они пассивно адаптировали документационное обеспечение управления и делопроизводство к обслуживанию административно-хозяйственных структур.
Документационное обеспечение управления в современных условиях характеризуется новыми тенденциями. Эти тенденции обозначают переход от анализа потребностей организаций в документированной информации к предоставлению свободного выбора необходимых данных из информационного массива и обеспечении доступа к ним.

Советское делопроизводство Управление документацией

Самоучитель по офисной работе с документами

Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах:
получение информации и ее обработка;
анализ, подготовка и принятие решений;
выполнение решений;
учет и контроль принятых решений.
Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Введение
Оформление организационно-распорядительных документов
Оформление видов организационно-распорядительных документов
Понятие документооборота
Регистрация документов

Краткая характеристика систем электронного документооборота
Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
Персональный компьютер в работе секретаря-референта
Приложение

Организация и технологии документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

Нормы официально-делового стиля

Делопроизводство компании

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов. В их числе – умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, т. е. правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.
Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без ее документирования, процесса создания, оформления исполнения и хранения исполненных документов. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.

Делопроизводство компании

Реляционные СУБД в Visual FoxPro 8

Еще десять лет назад работа с базами данных была уделом профессиональных программистов. Сами системы не были предназначены для простого пользователя. Основным потребителем таких систем был военно-промышленный комплекс. С появлением банков, акционерных обществ, частных компаний базы данных нашли более широкое применение. Люди понимают, что информация — это деньги. Ее потеря или несвоевременное получение могут дорого стоить. Именно этим можно объяснить столь бурный рост информационных технологий и стремительное развитие управления базами данных (СУБД).

Введение
Знакомство с Visual FoxPro
Начало работы с Visual FoxPro
Проект как средство объединения элементов приложения
Создание базы данных проекта

Форма как средство ввода и редактирования данных
Конструктор форм
Создание и печать отчетов
Создание отчета с помощью конструктора отчетов
Запросы к базе данных
Перекрестные таблицы и диаграммы

Меню приложения
Создание справочной системы приложения
Управление проектом и создание приложения
Условия достоверности, хранимые процедуры, триггеры, представления данных
Расширенные средства ввода данных

Библиотеки классов и ActiveX-компоненты
Расширенные средства создания отчетов
Расширенные средства выборки данных
Визуальное объектно-ориентированное программирование
Многопользовательская работа в локальной сети

Связывание и внедрение объектов, экспорт и импорт данных
Удаленные представления данных
Перенос данных из Visual FoxPro на платформу клиент - сервер
Публикация данных на Web-сервере

Настройка параметров Visual FoxPro
Установка Visual FoxPro
Используемые термины