Календарь

Календарь используется для планирования предстоящей деятельности и напоминания о встречах, собраниях, важных событиях и для ведения дел.

Встреча - это мероприятие, для которого в Календаре резервируется время, но на которое не приглашаются люди и для которого не привлекаются ресурсы.

Собрание - это встреча, на которую приглашаются люди и привлекаются ресурсы.

Событие - это мероприятие продолжительностью не менее 24 ч.

Для открытия календаря щелкните по ярлыку Календарь на панели Outlook.

• список встреч (слева) отображает текущий день с расписанными по часам встречами, событиями и собраниями;
• календарик (справа вверху) отображает дни текущего месяца;
• панель задач отображает текущие задачи.

Дата в Календаре, выделенная жирным шрифтом, обозначает, что на этот день запланировано мероприятие. Щелкнув по дате на Календаре, вы можете просмотреть расписание на этот день. Для выделения несмежных дней в Календаре щелкните по нужным дням, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

Чтобы перенести мероприятие на другой день, перетащите его название из Календаря на другую дату в календарике, расположенном в верхнем углу окна Календарь (рис. 128).

Панель задач в Календаре представляет список задач, содержащихся в папке Задачи, который можно просматривать разными способами, По умолчанию устанавливается представление Задачи на сегодня. Это представление можно изменить.

1. Выберите команду Представление задач в меню Вид.

2. Появится список представлений панели задач: все задачи, задачи на сегодня, активные задачи для выделенных дней, задачи на следующие 7 дней, просроченные задачи, задачи, завершенные в выбранные дни. Отметьте нужное представление.

3. Установите или снимите флажок Включить задачи без даты завершения.

Перенеся задачу из панели задач в Календарь, вы запланируете время работы над ней. Все изменения задач на панели отражаются в папке Задачи.

Рис. 128. Окно папки Календарь

Рассмотрим, как запланировать предстоящее мероприятие с помощью Календаря на примере создания встречи. Для создания встречи существует несколько способов. Вот два из них.

1. Раскройте папку Календарь.

2. Выберите в меню Файл команду Создать, в раскрывшемся меню выберите Встреча.

3. На экране появится форма ввода информации (рис. 129).

4. В поле Тема введите описание - семинар.

5. В поле Место определите место встречи - КУДИЦ.

6. Введите время начала и время окончания встречи, соответственно 14 сентября 2000 года в 12:30, 14 сентября 2000 года в 13:30.

7. Установите прочие параметры по мере необходимости.

8. Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть. В вашем Календаре появилась запись о предстоящем семинаре (рис. 129).

Рис. 129. Форма Встреча

1. Выделите интервал времени в нужный день на панели Список встреч.

2. Щелкните по нему правой кнопкой мыши.

3. Выберите в открывшемся меню команду Создать встречу.

4. Заполните поля формы Встреча.

Помимо единичных встреч, происходят встречи периодически повторяющиеся. Например, семинар по новым информационным технологиям проводится в организаций каждый месяц.

Создадим встречу с периодом повторения 14-е число каждого нового месяца и продолжительностью повторения б месяцев.

1. Выберите команду Создать повторяющуюся встречу в меню Действия.

2. На экране появится форма Повторение встречи.

3. В поле Время встречи вредите время начала (12.30) и время окончания (13.00).

4. В поле Повторять отметьте ежемесячно, повторять 14 числа каждого 1 месяца.

5. В поле Пределы повторения введите б в пункт Завершить после _ повторений.

6. Нажмите ОК.

7. Откроется форма Повторяющаяся встреча, похожая на форму Встреча, используемую при создании единичной встречи.

8. В поле Тема введите - семинар.

9. В поле Место введите - КУДИЦ.

10. Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть.

Создать повторяющуюся встречу можно и из единичной. В раскрытом окне Встреча (см. рис. 129) нажмите кнопку Повторение, появится диалоговое окно Повторение встречи.

Закладка Планирование позволяет быстро организовать собрание с участием нескольких лиц (рис. 130). При выборе времени собрания и определении списка участников формируется расписание каждого участника. Средство автовыбора позволяет найти интервал времени, удобный для всех. Если кто-то находится в другом часовом поясе, просмотрите время собрания в этом поясе. Определив время собрания, можно рассылать приглашения участникам.

Рис. 130. Закладка Планирование

Имеется возможность добавлять в Календарь национальные и международные праздники, быстро переключать часовой пояс в Outlook, при этом Календарь продолжает отображать и время в начальном часовом поясе.

1. Вызовите команду Параметры из меню Сервис.

2. Нажмите кнопку Параметры календаря, откроется окно, позволяющее настроить параметры Календаря (рис, 131).

Рис. 131. Параметры Календаря

Содержание раздела