Архивное хранение документов
Организация архивного хранения документов и их эффективного использования -
одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива
организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ,
составление которого является
сложной и многоступенчатой работой.
Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления
делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура
предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем
году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные
куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры
подлежит утверждению руководителем организации.
В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми
закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом
возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении.
Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в
номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного
документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном
деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.
Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько
этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а
затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит
передаче на государственное хранение.
Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся
национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь - от оформления
до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной
организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор
общих принципов и конкретных технологий обработки документов. Формирование их
происходит под влиянием многих факторов. Наиболее
значимыми из них являются имеющиеся традиции работы, как национальные, так и
возникшие в рамках определенной организации, а также разнообразные
нормативно-методические документы государственных органов.
| 