Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:
Постоянные реквизиты бланка письма:
-
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- справочные данные (07);
- код ОКПО (04);
- переменные реквизиты бланка письма:
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 )3;
- адресат (14);
- заголовок (17);
- текст (19);
- отметка о наличии приложения (20)4;
- подпись (21);
- отметка об исполнителе (2б)5.
Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:
О материалах конференции
или
Об отзыве на статью
Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:
Направляем Вам...,
Возвращаем Вам...,
Высылаем Вам....
Допускается начинать текст письма фразами типа
В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем)...
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем) ...
Далее обязательно следует назвать прилагаемые документы.
Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.
Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:
Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.
Пример оформления сопроводительного письма приведен в приложении.
