Таблица Фирменные наименования
Согласно Гражданскому кодексу РФ, некоммерческие и унитарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности.
Большая часть внутренних документов изготавливается без использования бланков. В таких случаях документ набирают на компьютере, печатают на пишущей машинке или пишут от руки на чистом листе бумаги. Перечисленные требования к оформлению реквизита «наименование организации» должны соблюдаться и при подготовке внутренних документов.
Реквизит 07 справочные данные об организации. В состав реквизита включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Государственный стандарт не лимитирует состав сведений, входящих в справочные данные. Однако чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией — автором документа. Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими почтовыми правилами, т.е. обязательно включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно-территориального деления. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (например, канцелярия, секретариат). Группы цифр в номерах телефонов (факсов) разделяют дефисом.
Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации — автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, адрес электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.
Реквизит 08 наименование вида документа. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Наименование вида документа — обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма. Дополнительно к этому реквизиту может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).
Реквизит 09 дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемых документов — дата утверждения, для актов и протоколов — дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три способа оформления даты.* Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом, арабскими цифрами. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. При этом государственный стандарт предусматривает два варианта последовательности расположения элементов:
 |
* ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1997, с.2—3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.
а) день месяца, месяц, год. Например: 01.09.2000.
б) год, месяц, день месяца. Например: 2000.02.01. Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах
ИСО 8601-88 *.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 октября 2000 г.
Реквизит 10 регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации — авторе документа. Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.).
В конкретной системе делопроизводства индекс документа помимо порядкового номера может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица и др. При отправке ответных писем принято указывать два индекса — тот, что присвоен документу в организации — авторе данного письма при его регистрации и тот, который был на полученном документе (реквизит 11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа). Если письмо инициативное, т.е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом первый раз, то вторая дата и индекс не заполняются.
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. На документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем проставлению авторов документа.
Реквизит 11 ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включается только в бланк письма, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ.
Реквизит 12 место составления или издания. Реквизит указывается на общем бланке или бланке вида документа (например, приказа, постановления, решения и др.). Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Оформляется этот реквизит в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Если место составления документа входит в название организации — автора документа, то его можно на бланке не указывать.*
Реквизит 13 гриф ограничения доступа к документу. Гриф ограничения доступа к документу (отметки «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования (ДСП)» или отметки, устанавливающие различные степени секретности или уровни конфиденциальности и др.) проставляется на первом листе документа на верхнем поле справа.
Отнесение информации к государственной тайне осуществляется на основе Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне». Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в соответствии с Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
Реквизит 14 адресат. Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В качестве адресата могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляется следующим образом:
Министерство финансов РФ
Управление налоговой реформы
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Например:
Министерство финансов РФ
Начальнику Управления налоговой реформы
Н.П. Громову
При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата. Например:
