Делопроизводство компании


Делопроизводство компании - стр. 125


2) выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешении и выдачи;

3) помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку «За исполнителями»;

4) при возврате дела сотрудником– проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;

5) роспись работника службы ДОУ за возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи, а также внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

6) помещение дела и карточки в места хранения. Выданные исполнителям для работы дела должны быть возвращены ими в службу КД в тот же день.

Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор операций.

Выдача и возврат исполнителями архивных электронных комплексов документов имеют более сложную технологию, что связано с необходимостью выполнения ряда дополнительных операций по проставлению электронной подписи в учетных формах.

Как мы видим, приведенная технологическая схема формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиденциальных документов.

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятии его из дела нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения.

Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа. Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронного документа из архивного массива компьютера службы ДОУ или с дискеты.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитного носителя вместе с внутренней описью продолжает храниться в службе ДОУ на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожается.




Начало  Назад  Вперед