Делопроизводство компании


Делопроизводство компании - стр. 116


Передача (прием) документов руководителю, исполнителям осуществляется только под роспись в журнале учета конфиденциальных документов либо по передаточному журналу сотрудником службы ДОУ.

Все полученные руководителем или исполнителем конфиденциальные документы в обязательном порядке вносятся им в опись документов, находящихся у исполнителя. Опись предназначена для проверки наличия документов, записи отметок службы ДОУ о возврате документов и постоянно хранится у исполнителя.

Прием – передача конфиденциальных документов производится полистно с целью проверки комплектности документа, его состояния и исключения возможности подмены отдельных листов документа.

Работник службы ДОУ, принявший возвращенный документ, делает отметку в учетной карточке документа, в описи исполнителя и одновременно делает отметку о новом местонахождении документа в контрольном журнале.

Таким образом, в процессе учета, распределения, рассмотрения, передаче документов исполнителям и приеме их обратно выполняется весь комплекс технологических операций, как обычного документооборота, так и ограничительных операций защищенного документооборота.

Под исполнением конфиденциального документа, как и обычного, понимается процесс документирования управленческого решения и действия исполнителей по выполнению заданий, предписываемых документом или резолюцией руководителя организации. Но в отличие от исполнения открытых документов исполнение конфиденциальных документов представляет собой стадию, насыщенную процедурами и этапами защищенного документооборота, основными из которых являются:

1) установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

2) оформление и учет носителя для документирования конфиденциальной информации;

3) составление, изготовление и издание конфиденциального документа.

Особенностью исполнения конфиденциальных документов является то, что по отношению к ним система защиты конфиденциальной информации начинает функционировать не после издания (подписания) конфиденциального документа, а заблаговременно, т. е.


Начало  Назад  Вперед