Делопроизводство компании


Делопроизводство компании - стр. 110


В журнале напротив учетного номера документа указывается фамилия исполнителя, расписавшегося в карточке за получение документа.

При заполнении двух экземпляров карточки все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функцию контрольного (контрольно – учетного) журнала выполняет валовая (нумерационная) учетная картотека.

В организациях, имеющих небольшой объем конфиденциальных документов, как правило, кратковременного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства. В этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за сохранностью конфиденциальных документов, их движением и наличием, а также своевременным снятием грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся конфиденциальные документы в этом случае отдельно от документов обычного потока документов.

Значительное место в обработке конфиденциальных документов занимает инвентарный (списочный, перечневый) учет следующих конфиденциальных документов:

1) не включенных в номенклатуру дел и не подлежащих подшивке в дела;

2) изъятые по какой либо причине из дела, переведенные на выделенное хранение и образовавшие самостоятельное дело, папку, альбом;

3) технические носители информации (чистые и с записанной информацией);

4) бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов;

5) при необходимости – журналы учета документов и учетные картотеки, книги выдачи дел и документов, законченные производством дела.

Инвентарный учет конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу на первом и титульном листах.

На основе применяемых регистрационных форм создается справочно-информационный банк данных, предназначенный для контроля за сохранностью документов, накопления и систематизации исходных данных о документах, внесения в учетные формы рабочих сведений в процессе исполнения документов, обеспечения контроля исполнения и проверки наличия документов.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин