Офисная работа с документами
В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня:Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия. Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98.
Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 - 30 одновременно работающими сотрудниками.
Введение
Системы масштабов предприятия. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе PC, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса - на основе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDSAJnigraphics IMAN, Intergraph AIM. Однако эти системы более дорогие.
Преемственность традиций и западные веяния
При осуществлении перехода от бумажных носителей к электронным необходимо учитывать и специфику российского делопроизводства. Во-первых, документооборот в России в большей части все еще остается бумажным, и даже при очень оптимистичном взгляде на перспективы развития компьютерных технологий работы с документами в нашей стране, скорее всего, он останется таковым еще много лет. Во-вторых, внедрение любой новой технологии должно сохранять некоторую преемственность со сложившимися методиками. Более того, было бы глупо отказываться от имеющихся рациональных методов и не использовать их, исходя из новых предоставляющихся возможностей.
В-третьих, необходимо учитывать финансовые возможности организаций малого и среднего бизнеса в России.
Делопроизводство в среде Windows
Автоматизация этой работы невозможна без современного технического оснащения (персональные компьютеры, принтеры, сканеры, факсы, ксероксы и т. п.), облегчающего работу и обеспечивающего сохранность, достоверность и Оперативность получения информации. Использование персонального компьютера существенно изменило каждый из этапов делопроизводства, для реализации которых в организациях малого переднего бизнеса используется специализированное программное обеспечение ведущих фирм.
Из чего состоит электронный офис
Сегодня Microsoft Office (в дальнейшем - Office) рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или как средство доступа и обмена данными. Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для ведения делопроизводства предприятий малого и среднего бизнеса. Как правило, в решении задач, работе над проектами и принятии деловых решений участвуют группы исполнителей. Но для совместной подготовки документа или для управления проектом такой команде необходим надежный фундамент, поддерживающий процесс сотрудничества.
Cначала было слово (Word)
Документ является основным носителем текстовой информации и объектом труда в сфере управления. Если в организации для делопроизводства используется Microsoft Office, то большинство документов подготавливается с помощью текстового процессора Word, который является многофункциональной программой и существенно сокращает затраты на создание и оформление документов
Автоматизация работы с документами
Использование средств автоматизации Word позволяет правильно организовать работу над документами и автоматизировать целый ряд процедур создания, форматирования и редактирования документов. В любом приложении Office одновременно может быть открыто несколько документов. Каждый открытый документ отобразится в своем собственном окне.
Microsoft Excel - программа обработки табличных данных
Microsoft Excel (в дальнейшем просто - Excel) - это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами. Электронная таблица- основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.
Диаграммы
Диаграммы - это графический способ представления числовых данных, находящихся на листе, удобный для анализа и сравнения. Описание разных типов диаграмм можно посмотреть в справочной системе Excel
Совместное использование данных
Microsoft Office 2000 предоставляет пользователю несколько способов обмена данными между приложениями. Когда мы вводим информацию в приложение, мы создаём то, что называется объектом. Различными типами объектов служат текстовые документы в Word, электронные таблицы и диаграммы, создаваемые в Excel, и слайды в PowerPoint. Объекты могут создаваться в одном приложении, копироваться в буфер обмена, а затем вставляться в другое приложение. Например, таблицы, сделанные в Word, можно легко скопировать в Excel или вставить лист или диаграмму Excel в документ Word. Формат вставляемых данных в точности может не совпадать с форматом источника.
Приложение Microsoft Outlook
Приложение Microsoft Outlook-мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными. Outlook может использоваться для документооборота, формирования задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий. Некоторые возможности Outlook можно использовать с другими приложениями Office. В частности, можно добавить задачу, которую следует выполнить с документами Word и Excel, а также записывать сведения о работе, проделанной над любым документом. С помощью Outlook можно быстро выяснить, с какими документами, сколько времени и когда вы работали.
Унификация документов, используемых в сфере делопроизводства
Унификация документов проводится в целях их совместимости на различных предприятиях, снижения трудоемкости обработки документов, повышения качества оформления, более эффективного использования персональных компьютеров в делопроизводстве. При оформлении документов необходимо учитывать, что документы являются визитной карточкой, составной частью имиджа организации. В настоящей главе приведены образцы документов, наиболее часто используемых в сфере делопроизводства предприятий и организаций малого и среднего бизнеса, и дано их краткое описание.
Современные офисные приложения
Структура - один из самых редко используемых режимов отображения документа, хотя он обладает многими возможностями, которые отсутствуют в других режимах. В режиме структуры можно свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст, можно перемещать и копировать текст перетаскиванием заголовков. Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами, включающими несколько частей. Но при этом в режиме структуры не отображаются границы страниц, колонтитулы, рисунки, фон и многие другие элементы оформления документа. Обратите внимание на то, что в режиме структуры документа появляется новая панель инструментов Структура, упрощающая работу с заголовками, главным и вложенными документами. В других режимах эту панель вывести невозможно, но она там и не нужна.Изменение режима просмотра документа
Наиболее часто используемый режим просмотра документа - Разметка страницы. В этом режиме положение текста, таблиц, рисунков и других элементов отображается так, как они будут размещаться на печатной странице ( 1.2). Режим разметки удобно использовать и при создании документа, и для окончательного оформления документа, в том числе, для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками текста и графическими объектами.
Изменение режима просмотра листа
По умолчанию для вновь создаваемых документов установлен режим просмотра Обычный. Этот режим используется для выполнения большинства задач Microsoft Excel, таких, как ввод и обработка данных, форматирование данных и ячеек, вычисления, построение диаграмм и т. д.
Изменение режима просмотра презентации
Для изменения режима просмотра презентации используют меню Вид (команды Обычный, Сортировщик слайдов, Показ слайдов, Страницы заметок). Можно также использовать кнопки, расположенные слева от горизонтальной полосы прокрутки
Отмена действий
В Microsoft Word предусмотрена возможность отмены действий, выполненных с документом. Последнее выполненное действие отменяется однократным щелчком левой кнопкой мыши по кнопке Отменить панели инструментов Стандартная. Можно также воспользоваться комбинациями клавиш клавиатуры Alt + BackSpace или Ctrl + Z.
Ввод текста с клавиатуры
Microsoft Word допускает свободный ввод. Это означает, что в любом месте пустой страницы можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, Microsoft Word произведет некоторое автоматическое форматирование, и текстовый курсор будет здесь зафиксирован. Именно с этого места и можно вводить текст.
Выбор языка
В Microsoft Word выбор языка обычно производится автоматически в зависимости от используемой раскладки клавиатуры. При вводе текста в русской раскладке устанавливается русский язык, при вводе текста в английской раскладке - английский (США).
О шаблонах и мастерах
Шаблон - файл или файлы, содержащие структуру и инструменты для создания таких элементов законченных файлов, как стиль и макет страницы. Например, шаблоны Microsoft Word позволяют создавать отдельные документы, а шаблоны Microsoft FrontPage - целые веб-узлы.
Создание конвертов
При создании конверта для готового документа (письма) необходимо выполнить команду Сервис/Письма и рассылки/Конверты и наклейки. Конверт создается с использованием вкладки Конверты диалогового окна Конверты и наклейки
Основы оформления текста документа
Для оформления документа используют панель инструментов Форматирование и команды меню Формат
О специальных эффектах
Все параметры шрифтов, о которых будет говориться далее, к специальным эффектам отнесены несколько условно. Просто для их установки использования панели инструментов Форматирование уже недостаточно. Необходимо выполнить команду Формат/Шрифт или воспользоваться командой Шрифт контекстного меню.
Оформление нумерованных списков
Каждый вариант оформления нумерованного списка имеет свои параметры отступов для оформляемых абзацев, а также проставляет собственные позиции табуляции. При этом размеры отступов, установленные при оформлении абзацев, могут быть изменены.
Общие сведения о таблицах
Таблицы в документах Microsoft Word используют, большей частью, для упорядочивания и представления данных. В таблицах можно производить вычисления, таблицы можно использовать для создания бланков документов. Табличные данные удобно применять для создания диаграмм.
Установка полей и ориентации страницы
Для установки полей страницы необходимо выполнить команду Файл/ Параметры страницы. Размеры полей устанавливают во вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы
Общие правила ввода данных
Для ввода данных (текст, даты, числа, формулы и т. д.) с использованием клавиатуры следует выделить ячейку, ввести данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул и подтвердить ввод.
Способы организации данных
Согласно определению, список - это набор строк листа, содержащий однородные данные; первая строка в этом списке содержит заголовки столбцов, остальные строки содержат однотипные данные в каждом столбце. Список называют также базой данных. База данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы - полями.
О формулах
Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления. Формула всегда начинается со знака равно (=). Формула может включать функции, ссылки, операторы и константы.
Расчет амортизационных отчислений
Для расчета амортизационных отчислений могут быть использованы различные принципы и методики. В зависимости от этого могут быть применены и различные функции. В простейшем случае амортизация разносится равномерно на каждый год эксплуатации имущества. При этом для расчета величины амортизационных отчислений используют функцию АПЛ.
О числовых форматах
Устанавливать числовые форматы можно как для чисел, введенных с клавиатуры или импортированных, так и для результатов вычислений. Значение введенного или импортированного числа или результата вычислений при установке формата не изменяется. Установленный числовой формат сохраняется после очистки содержимого ячейки, изменения формулы, обновления импортированных связанных данных.
Выравнивание по краям ячейки
По умолчанию в ячейках устанавливается горизонтальное выравнивание по значению: для текста - по левому краю, а для чисел, дат и времени - по правому краю. Числа, для которых установлен числовой формат Текстовый, выравниваются по левому краю.
Копирование формата по образцу
Для этого необходимо выделить ячейку, оформление которой требуется копировать, и нажать кнопку Формат по образцу панели инструментов Стандартная. После этого кнопка Формат по образцу останется нажатой, а справа от указателя мыши появится значок копирования формата. Оформление выбранной ячейки будет установлено для тех ячеек, которые будут выделены мышью.
Поиск данных
Поиск данных можно производить на всем листе или в выделенной области листа, например, только в некоторых столбцах или строках, а также сразу во всей книге. Для поиска данных необходимо выполнить команду Правка/Найти и во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить в поле Найти ввести искомые данные.
Предварительный просмотр листа
Режим просмотра листа Обычный не дает полного представления о том, как будут напечатаны данные на листе. К сожалению, не дает достаточного представления и режим просмотра Разметка страницы. Поэтому лучше всего перейти в режим предварительного просмотра, для чего достаточно нажать кнопку Предварительный просмотр панели инструментов Стандартная
Работа с рисунками в документе
Для работы с рисунками в Microsoft Word используют панели инструментов Рисование, Настройка изображения, область задач Коллекция клипов
Вставка рисунков из графических файлов
Для вставки рисунка, хранящегося в виде графического файла, следует нажать кнопку Добавить из файла панели инструментов Рисование или выполнить команду Вставка/Рисунок/Из файла. В окне Добавление рисунка следует перейти в папку, в которой расположен файл рисунка, и дважды щелкнуть мышью по значку (эскизу) файла.
Создание рисунков
Для работы с рисунками - применяют команды меню Формат, элементы панелей инструментов Рисование, Настройка изображения, Полотно, Настройка тени, Настройка объема и других панелей, а также команды контекстных меню.
Организационные диаграммы в Microsoft Word
В документ можно добавлять диаграммы различных типов, в том числе: организационные, циклические, целевые, радиальные, диаграммы Венна и пирамидальные диаграммы. Такие диаграммы не основаны на числовых данных и используются для более наглядной подачи материала.
Типы диаграмм
Диаграммы создаются на основе данных, расположенных на рабочих листах. Как правило, используются данные одного листа. Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек. Несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник. При необходимости, в процессе или после создания диаграммы, в нее можно добавить данные, расположенные на других листах.
Элементы диаграмм
Практически независимо от типа любая диаграмма состоит из отдельных элементов. При наведении указателя мыши название элемента отображается как всплывающая подсказка
Настройка окна области Почта Microsoft Outlook
Для работы с сообщениями электронной почты в Microsoft Outlook предназначена область Почта, которая содержит почтовые папки: Входящие, Исходящие, Отправленные и др. В зависимости от настроек окно этой области может выглядеть по-разному.
Просмотр списка поступивших сообщений
Для просмотра списка поступивших сообщений электронной почты в окне Microsoft Outlook следует в области переходов перейти к области (модулю) Почта и выбрать папку Входящие. Окно папки Входящие обычно состоит из двух частей. В одной части отображается список поступивших сообщений, а в другой части, называемой областью чтения, - содержимое выделенного сообщения
Работа в окне области Контакты Microsoft Outlook
Контактом в Microsoft Outlook называют лицо внутри или за пределами организации, о котором могут быть сохранены сведения нескольких типов, например почтовый адрес и адрес электронной почты, номера телефона и факса, URL-адреса Web-страниц и т.п. Записи о контактах хранятся в папке Контакты. Эти записи можно использовать при выборе получателей сообщений электронной почты, отправки факсов и т.п. Для работы со списком контактов в Microsoft Outlook используют область Контакты
О задачах
Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.
Возможности печати в Microsoft Outlook
В любой папке (области) можно печатать как отдельные элементы, так и представление всех элементов в папке. Например, в Календаре можно распечатать содержимое одной встречи или все содержимое Календаря.
Способы создания презентаций
Для создания новой презентации удобно пользоваться областью задач Создание презентации. Если область задач не отображена, выполните команду Файл/Создать.
Добавление слайда
Для добавления слайда перейдите к отображению слайда, после которого добавляется новый слайд, и нажмите кнопку Создать слайд. Можно также в области эскизов щелкнуть правой кнопкой мыши по эскизу слайда, после которого добавляется новый, и выбрать команду Создать слайд
Использование шаблонов оформления
Шаблон оформления содержит стили презентации, включая типы и размеры маркеров и шрифтов, размеры и положение рамок, параметры оформления фона, цветовые схемы. Для применения шаблона сразу ко всей презентации выполните команду Формат/Оформление слайда, после чего появится область задач Дизайн слайда
Возможности печати в Microsoft PowerPoint
Вывод презентаций на печать не является основной задачей Microsoft PowerPoint. Однако при подготовке к докладу удобно пользоваться отпечатанными материалами. В Microsoft PowerPoint можно настроить различные режимы печати. Перед печатью презентации рекомендуется перейти в режим предварительного просмотра.
Работа в современном офисе
Информатизация общества предъявляет к выпускникам образовательных учреждений новые требования. Сегодня вне зависимости от выбранной профессии любой человек сталкивается с необходимостью наличия базовых знаний в области электронных коммуникаций, компьютерной обработки информации, делопроизводства, маркетинга.В эпоху Интернета стираются границы между странами и формируется международный рынок труда. Стремительное развитие технологической базы приводит к тому, что в мире уже сейчас наблюдается нехватка специалистов с хорошим знанием современных информационных технологий. В последнее время активно развиваются виды деятельности, при которых результаты выполненной работы передаются по глобальной сети. В этих условиях будет востребован не тот сотрудник, который находится рядом, а тот, который работает эффективнее.
Другая тенденция современной организации труда заключается в том, что время кустарей-одиночек прошло. Современный продукт есть результат коллективного труда. Любой высокотехнологичный и информационноемкий проект создается рабочими группами в рамках офиса или целого ряда офисов, разбросанных по всему миру. Работа в таком офисе невозможна без знания современных средств коммуникации, Интернета, электронной почты, норм и этики делопроизводства.
О необходимости навыков работы в современном офисе
Информатизация общества предъявляет к выпускникам образовательных учреждений новые требования. Сегодня вне зависимости от выбранной профессии любой человек сталкивается с необходимостью наличия базовых знаний в области электронных коммуникаций, компьютерной обработки информации, делопроизводства, маркетинга.
История делопроизводства
Первые документы появились практически одновременно с возникновением письменности. Со временем работа с документами, включая их создание, контроль и хранение, вылилась в определенный вид деятельности - так называемое делопроизводство. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления
Microsoft Office Standard Edition 2003
Пакет Microsoft Office Standard Edition 2003 включает программы: Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003. На возможностях этих программ мы кратко остановимся.
Типовая структура предприятия
При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином "предприятие" обычно подразумевают достаточно широкий спектр различных организаций. То есть не только предприятия, производящие материальный продукт (заводы и фабрики), но и организации, результатом деятельности которых является нематериальный продукт или услуга (школа, институт, банк, химчистка и т.п.).
Общая структура документационного обеспечения управления
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются
Автоматизация документооборота
Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.
Интернет - сеть сетей
Прежде чем говорить об информационных материалах, хранящихся в Сети, следует кратко напомнить, что представляет собой Всемирная сеть и какова ее структура.
Гипертекст и Web-страницы
Гипертекст (Hypertext) - это документ (в первую очередь текстовый1)), содержащий гиперссылки. Гиперссылка - это связь слова или содержащегося в документе изображения с другим ресурсом, которым может быть как еще один документ, так и раздел текущего документа. Подобные "связанные" слова или картинки документа, как правило, выделяются по оформлению из общего текста. Общепринятой является практика подчеркивания слова или предложения, связанного гиперссылкой.
Индексированные каталоги
Каталог представляет собой данные, структурированные по темам в виде иерархических структур. Тематические разделы первого уровня определяют наиболее популярные, максимально широкие темы, такие как "спорт", "отдых", "наука", "магазины" и т.д. В каждом таком разделе есть подразделы. Таким образом, пользователь может уточнять интересующую его область, путешествуя по дереву каталога и постепенно сужая область поиска.
Электронная почта
Электронная почта является неотъемлемой частью современного бизнеса: она обеспечивает быструю связь, увеличивает производительность труда и снижает расходы. Работа с электронной почтой занимает более четверти времени сотрудников современной компании. Электронная почта давно обошла по популярности традиционную почту: ежегодно в мире рассылается десятки миллиардов электронных писем!
Миссия компании
Планирование в любой организации невозможно без определения основных принципов ее существования, которые будут определять в дальнейшем все стороны ее деятельности. Формулируются эти принципы в так называемой миссии организации.
Планы компании и планы ее сотрудников
Как у предприятия, которое четко видит свою цель, имеется некоторая миссия, так и у менеджера, планирующего свое будущее, должна быть выработана своя миссия. И конечно, вклад менеджера в дело компании будет оптимальным, если его миссия и миссия компании совпадают на данном отрезке времени.
Причины возникновения проблем с ИТ-безопасностью
Для того чтобы понять, с чем связаны и из чего вытекают проблемы безопасности в работе современного предприятия, следует обратиться к 8.1, на котором изображена схема взаимосвязи между нуждами бизнеса, требованиями безопасности и принципами приватности
Средства контроля доступа к документам в MS Office
В приложениях Word, Excel, Access и PowerPoint имеются функции защиты документов от несанкционированного доступа. Пользователи могут управлять доступом к документам, применяя функцию защиты доступа к файлам. Автор документа может задать пароль, позволяющий открывать документ или вносить в него изменения
Что такое криптография?
Если говорить о безопасных коммуникациях, то здесь возникают более сложные задачи. Допустим, нам необходимо переслать документ по Сети. Если мы защитим документ паролем, то для того, чтобы тот, кто получит защищенный документ, смог его открыть, необходимо сообщить пароль и ему, но как сделать так, чтобы пароль оказался недоступен другим лицам?
Где хранятся следы вашей активности в Сети
В современном мире информация о предпочтениях пользователей, сведения о посещаемых ими ресурсах, о покупаемых товарах сама становится товаром. Многие коммерческие компании готовы платить большие деньги за подобные данные. Казалось бы, собирается данная информация с целью лучшего обслуживания клиента. Классификация вредоносных программ
Сегодня Интернет является самым популярным источником информации. В нем можно найти массу полезных программ. Многие компании предоставляют свои услуги через Интернет. Но у пользования Всемирной сетью есть и обратная сторона. Вирусы и другие компьютерные паразиты, нежелательная и рекламная информация, программы-шпионы и сетевые атаки - все это угрожает компьютеру, подсоединенному к Интернету.
Брандмауэр как средство защиты частных сетей
Межсетевые экраны, называют также брандмауэрами или файерволами (от англ. firewall). Интересно происхождение данного термина. Брандмауэрами называли специальные устройства в поездах. В машинном отделении паровозов топливо находилось поблизости от топки. Кочегар бросал лопатой уголь в топку, и легковоспламеняющаяся угольная пыль часто вспыхивала. Из-за этого в машинном отделении нередко возникали пожары.
Контент секьюрити
Одной из проблем контент секьюрити является проблема нежелательных писем или спама. Электронная почта - это важнейшее средство общения как между домашними пользователями, так и между сотрудниками предприятий. Но уникальные возможности Интернета по доставке сообщений сотням тысяч получателей одновременно оборачиваются болезнью нового века - рассылкой нежелательных сообщений, или спама (по-английски Junk e-mail или spam).
Виды компьютерного пиратства
Среди причин интенсивного развития пиратства в нашей стране следует назвать не только отсутствие достаточной нормативной базы для борьбы с пиратством, но и недостаточную осведомленность о видах компьютерного пиратства, о мерах ответственности за правонарушения в этой сфере и о существующих методах борьбы с пиратством.
Основные понятия маркетинга
Существуют десятки определений маркетинга. В широком смысле маркетинг можно рассматривать как философию управления, согласно которой разрешение проблем потребителей путем эффективного удовлетворения их запросов ведет к успеху организации. На уровне отдельных предприятий маркетинг - это система, ориентированная на производство и продвижение разнообразных продуктов и удовлетворение интересов производителей и потребителей.
Планирование презентации
Термин "презентация" одновременно обозначает процесс представления материала аудитории и сам документ, в котором содержится текст и мультимедиа-материалы. От выступающего с презентацией требуется не только умение создать документ и грамотно оформить его, но и искусство донести его содержание до аудитории.
Виды продвижения товаров
Согласно классификации и терминологии, принятой на западе, разделяют термины: "реклама" (advertising) - включает рекламные объявления в средствах массовой информации; "сейлз промоушен" (sales promotion) - мероприятия, непосредственно способствующие продажам и, как правило, проводимые на месте продаж; "паблик рилейшнз" (public relations) - мероприятия, нацеленные на завоевание благожелательного отношения общественности;"директ-маркетинг" (direct-marketing) - деятельность, направленная на установление прямых связей производителя с потребителем.
Как сделать сайт посещаемым
Корпоративный сайт - это самый динамичный и эффективный способ рассказать миру о своей фирме, о своей продукции, узнать мнение заказчика и, главное, осуществить различные бизнес-операции непосредственно в Сети.
Что такое "Интернет-маркетинг"?
Появившиеся в 60-е годы и быстро развивавшиеся компьютеризированные базы данных обусловили возникновение еще одной формы маркетинга - маркетинга базами данных. Новая форма хранения информации позволила сопоставлять огромное количество данных, отслеживать показатели продаж и операции по продвижению продукции. Базы данных стали использоваться для определения мест проживания потенциальных потребителей, их демографических параметров и т.д.
Что такое "личный маркетинг"?
До сих пор мы говорили о маркетинге как о совокупности действий по продвижению на рынок продуктов и услуг, однако очевидно, что для каждого человека, который заботится о личной карьере, профессиональной реализации, также стоит задача продвижения себя на рынке. Оказывается, многие методики продвижения товаров на рынок могут использоваться для планирования личной карьеры. В данном случае вполне уместно понятие "личный маркетинг" или даже "продажа своей персоны".
Управление документацией и новые информационные технологии
Современный этап развития России характеризуется трудным и противоречивым путем перехода страны к рыночной экономике. Вне всяких сомнений, успех этого перехода в значительной степени зависит от эффективности управленческих структур рыночной экономики, деятельность которых основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которой в любой организации сконцентрирована в документах.Необходимо признать, что в “дореформенных” условиях документоведение адекватно обеспечивало управленческие структуры нормативными и методическими разработками и активно использовало достижения информационных систем того периода. Сжатая оценка применявшихся (и применяющихся иногда до сих пор) правил и методик состоит, на наш взгляд, в том, что они пассивно адаптировали документационное обеспечение управления и делопроизводство к обслуживанию административно-хозяйственных структур.
Документационное обеспечение управления в современных условиях характеризуется новыми тенденциями. Эти тенденции обозначают переход от анализа потребностей организаций в документированной информации к предоставлению свободного выбора необходимых данных из информационного массива и обеспечении доступа к ним.
Советское делопроизводство Управление документацией
Самоучитель по офисной работе с документами
Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах:получение информации и ее обработка;
анализ, подготовка и принятие решений;
выполнение решений;
учет и контроль принятых решений.
Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.
Введение
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности.
Оформление организационно-распорядительных документов
Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4 (210x297), формат А5 (210x148), формат A3 (420x210), формат А6 (148x105). Организационно-распорядительные документы имеют стандартные поля: левое - 35 мм (минимум 20 мм), правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее -10 мм.
Оформление видов организационно-распорядительных документов
Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др.
Понятие документооборота
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.
Регистрация документов
Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.
Краткая характеристика систем электронного документооборота
Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации
Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы
Дело - «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Формирование дела - «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела»
Персональный компьютер в работе секретаря-референта
Персональный компьютер (ПК) предназначен для хранения и переработки информации. Информация может представлять собой текст, таблицы, рисунки, фотографии, звукозаписи и т. п. Информация хранится и обрабатывается в цифровом виде. Единица измерения информации - байт. Один байт (1б) соответствует примерно одному символу текста. Для удобства введены также более крупные единицы измерения информации: килобайт (Кб), мегабайт (Мб), гигабайт (Гб).
Приложение
Организация и технологии документационного обеспечения управления
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).
Нормы официально-делового стиля
Делопроизводство компании
Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов. В их числе – умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, т. е. правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без ее документирования, процесса создания, оформления исполнения и хранения исполненных документов. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.
Делопроизводство компании
Реляционные СУБД в Visual FoxPro 8
Еще десять лет назад работа с базами данных была уделом профессиональных программистов. Сами системы не были предназначены для простого пользователя. Основным потребителем таких систем был военно-промышленный комплекс. С появлением банков, акционерных обществ, частных компаний базы данных нашли более широкое применение. Люди понимают, что информация — это деньги. Ее потеря или несвоевременное получение могут дорого стоить. Именно этим можно объяснить столь бурный рост информационных технологий и стремительное развитие управления базами данных (СУБД).Введение
В последние годы периодически возникают слухи о том, что Microsoft прекратит поддержку программного продукта Visual FoxPro. Но в который раз они оказываются происками недоброжелателей. И очередная новая версия Visual FoxPro через полтора года после предыдущей — прямое тому подтверждение. Несмотря на появление новых систем управления базами данных, Visual FoxPro продолжает оставаться одной из наиболее популярных программ в этой области. Это, прежде всего, связано с тем, что при создании новых версий Microsoft сохраняет совместимость с предыдущими версиями. Поэтому созданные вами приложения можно будет использовать и в дальнейшем.
Знакомство с Visual FoxPro
Перемены, происходящие в нашей стране в последнее время, не могли не затронуть областей информатики и вычислительной техники. Еще десять лет назад работа с базами данных была уделом профессиональных программистов. Сами системы не были предназначены для простого пользователя. Основным потребителем таких систем был военно-промышленный комплекс. С появлением банков, акционерных обществ, частных компаний базы данных нашли более широкое применение. Люди понимают, что информация — это деньги. Ее потеря или несвоевременное получение могут дорого стоить. Именно этим можно объяснить столь бурный рост информационных технологий и стремительное развитие систем управления базами данных (СУБД).
Начало работы с Visual FoxPro
Для более быстрого запуска программы Visual FoxPro 8.0 вы можете создать на рабочем столе ярлык и назначить ему клавиши быстрого вызова. Тогда вам достаточно нажать заданную комбинацию клавиш, в каком бы окне Windows вы ни находились, и программа запустится.
Проект как средство объединения элементов приложения
При создании приложения используется проект, который объединяет элементы приложения Visual FoxPro и группирует их по типам. Информация о проекте хранится в специальной таблице, которая, в отличие от обычных таблиц Visual FoxPro, имеет расширение PJX. Memo-поля таблицы содержат наименование элемента проекта, его описание и другие текстовые атрибуты Файл с Memo-полями таблицы имеет расширение PJT. Использование проекта упрощает разработку приложения, так как в проекте базы данных программы, формы, отчеты, запросы и другие элементы приложения располагаются в соответствующих разделах, а также запоминается расположение каждого включенного в проект элемента.
Создание базы данных проекта
База данных в Visual FoxPro — это совокупность таблиц, отношений между таблицами, индексов, триггеров и хранимых процедур. Создание базы данных в Visual FoxPro осуществляется в интерактивном режиме с помощью конструктора базы данных, который позволяет
Форма как средство ввода и редактирования данных
В Visual FoxPro для просмотра, ввода и редактирования данных, хранящихся в таблицах, используются формы, являющиеся более наглядным средством представления информации. Рассмотрим, например, приложение, предназначенное для работы с бухгалтерскими документами, которые имеют стандартный вид. Естественно, что формы, предназначенные для ввода документов, должны выглядеть на экране монитора точно так же, как стандартные бланки этих документов. Другим важным преимуществом форм является то, что они позволяют работать не с одной, а с несколькими связанными таблицами, что, в свою очередь, также увеличивает наглядность.
Конструктор форм
Любая форма в Visual FoxPro состоит из объектов, каждый из которых имеет характерные свойства. Для любого объекта вы можете указать действия, выполняемые программой при наступлении определенных событий. Процесс создания формы в конструкторе форм состоит в размещении в форме объектов и определении свойств, а также связанных с ними событий и выполняемых действий.
Создание и печать отчетов
При подготовке писем, почтовых этикеток поля используемых в отчете таблиц должны располагаться в специально выделенных для них местах. В этом случае табличный отчет не подходит и используются отчеты в свободной форме. При создании такого отчета вы можете воспользоваться стандартным форматом, автоматически создаваемым Visual FoxPro для каждой таблицы, в котором поля исходной таблицы располагаются вертикально. Используя конструктор отчетов, вы можете разрабатывать собственные форматы отчета, где поля исходной таблицы будут расположены там, где вам нужно.
Создание отчета с помощью конструктора отчетов
В предыдущей главе мы рассмотрели создание отчета с помощью мастера. В процессе использования отчета практически всегда возникает необходимость его модификации. Создавать сложные отчеты с помощью мастера не удается. И в этих случаях вам не обойтись без конструктора отчетов.
Запросы к базе данных
Одним из основных назначений разработанного приложения является быстрый поиск информации в базе данных и получение ответов на разнообразные вопросы. Для этих целей в Visual FoxPro используются средства, называемые запросами.
Перекрестные таблицы и диаграммы
В Visual FoxPro имеются мощные средства анализа большого объема информации, хранящегося в базе данных в одной или нескольких таблицах — диаграммы и перекрестные таблицы.
Отображение данных в виде диаграмм и графиков позволяет решать самые разные задачи. Основное достоинство такого представления — наглядность. На диаграммах хорошо просматриваются тенденции к изменению, различные соотношения, прирост, взаимосвязь различных процессов и т. д.
Меню приложения
При разработке приложения вы можете создать все требуемые объекты (базу данных, входящие в нее таблицы, формы, отчеты, запросы). Затем объединить отдельные объекты с помощью меню. Можно поступить иначе. Сначала разработать и создать меню, а затем по мере создания форм и отчетов включать их запуск в меню. Второй способ более нагляден. Вы в любой момент можете запустить меню и продемонстрировать заказчику, как создаваемая система выглядит, как осуществляется вызов тех или иных программ, запустить уже созданные формы, напечатать подготовленные отчеты.
Создание справочной системы приложения
Разработанное вами приложение должно быть интуитивно понятным и дружественным к пользователю. Если у пользователя возникнут затруднения, он должен быстро получить справку о возможных действиях. Требуемую информацию пользователь может найти в руководстве пользователя или обратиться за консультацией к разработчику. Но проще всего воспользоваться справочной системой, содержащей информацию о приложении, описание его основных функций и инструкцию по работе.
Управление проектом и создание приложения
При работе с файлами, размешенными в проекте, для их открытия и запуска на выполнение мы использовали кнопки Modify (Модифицировать), Browse (Обзор) и Run (Запустить) окна проекта. Visual FoxPro позволяет для этих целей использовать также мышь. При этом выполняемое действие определяется параметрами, установленными на вкладке Project (Проект) диалогового окна Options (Параметры) (рис. 13.1), вызываемого командой Options (Параметры) из меню Tools (Сервис).
Условия достоверности, хранимые процедуры, триггеры, представления данных
Условия достоверности позволяют контролировать ввод данных средствами сервера на уровне записей и полей таблицы. В первом случае условие определяется в окне ввода свойств таблицы, а во втором — в окне свойств поля таблицы. Проверка на уровне записи обычно используется, если необходима проверка при добавлении или удалении записи, а также если условие проверки изменения записи требует анализа более одного поля.
Расширенные средства ввода данных
В главе 6 мы рассматривали использование объектов типа ListBox (Список), которые значительно облегчают ввод данных в поля, одновременно избавляя от дополнительных ошибок, которые могут возникнуть при вводе. Список может формироваться из значений, содержащихся в поле таблицы, массива, запроса и т. п. В этой главе рассмотрим создание списка, значения которого вводятся пользователем в интерактивном режиме с использованием дополнительного поля ввода.
Библиотеки классов и ActiveX-компоненты
В предыдущих главах мы рассмотрели использование стандартных элементов, которые представляют лишь небольшую часть доступных элементов управления. Множество разнообразных элементов управления находится в библиотеках классов, объединенных общим названием Visual FoxPro Foundation Classes, которые входят в комплект поставки Visual FoxPro. Кроме библиотеки Foundation Classes, вы можете также использовать библиотеки классов, которые разрабатывают сторонние фирмы.
Расширенные средства создания отчетов
Вопросы создания отчетов нами уже обсуждались. В этой главе рассмотрим использование при создании отчетов представлений данных, создание отчетов для таблиц, имеющих отношение "один-ко-многим", а также конструирование этикеток.
Расширенные средства выборки данных
В главе 9 нами были рассмотрены основные вопросы создания запросов. Результаты запроса отображались в табличном виде на экране. В этой главе рассмотрим, как еще можно использовать результаты выполнения запроса.
Визуальное объектно-ориентированное программирование
Visual FoxPro — это полнофункциональный язык объектно-ориентированного программирования. Он предлагает мощные средства для интерактивной работы и создания приложений, предназначенных для управления реляционными базами данных. И, что не менее важно, этот язык прост в изучении. Кроме того, программы, написанные на языке Visual FoxPro 8, будут совместимы с программами, написанными на Visual FoxPro предыдущих версий.
Многопользовательская работа в локальной сети
В многопользовательских приложениях необходимо обеспечить доступ к данным тем пользователям, которым он действительно нужен. При разработке сетевых приложений по управлению базами данных необходимо предусмотреть разрешение конфликтов, возникающих при попытке двух и более пользователей одновременно изменить одни и те же данные. Visual FoxPro предлагает несколько вариантов решения этой проблемы, позволяя пользователю использовать перед изменением таблиц или записей автоматические или ручные методы их блокировки. При доступе к записям таблицы блокировка запрещает кому-либо изменять заблокированную область, пока пользователь не завершит свои изменения и не разблокирует эти данные.
Связывание и внедрение объектов, экспорт и импорт данных
В Visual FoxPro имеется возможность хранить в таблицах сами объекты или связь с объектами, которые созданы в приложении, поддерживающем механизм связывания и внедрения (OLE). Основное отличие между связыванием и внедрением состоит в том, каким образом данные запоминаются и обновляются после того, как их поместили в базу данных.
Удаленные представления данных
Информация, используемая в разрабатываемом приложении, может находиться не только в таблицах Visual FoxPro, но и в электронных таблицах Microsoft Excel, в текстовом виде, в файлах базы данных Paradox или же на сервере базы данных типа SQL Server. Такие данные называются удаленными данными, несмотря на то, что они могут находиться даже на одном компьютере с Visual FoxPro.
Перенос данных из Visual FoxPro на платформу клиент - сервер
В последнее время перед разработчиками все чаще возникает необходимость переноса приложений, созданных для базы данных Visual FoxPro, на платформу клиент/сервер. Наиболее простым способом переноса данных является использование мастера наращивания.
Публикация данных на Web-сервере
Все больше в нашу жизнь входит Интернет. В связи с этим во многие программные продукты добавляются средства создания Web-страниц. Не является исключением и FoxPro. В Visual FoxPro имеется мастер Web Publishing (Web-публикация), позволяющий формировать Web-страницы на основе баз данных. При этом пользователь может выбирать стили оформления страницы, предлагаемые мастером, а также использовать внешние таблицы стилей, созданные в других программных продуктах.
Настройка параметров Visual FoxPro
Visual FoxPro содержит множество разнообразных параметров настройки. Вы можете указать расположение системных файлов, форматы отображения данных и многое другое. Для их настройки используется диалоговое окно Options (Параметры) (рис. 25.1), которое открывается при выполнении команды Options (Параметры) из меню Tools (Сервис).
Установка Visual FoxPro
В данном приложении описываются условия, необходимые для установки Visual FoxPro, и объясняется его установка. В приложении также приведены некоторые параметры настройки Visual FoxPro.
Используемые термины
API. Сокращение от Application Program Interface (Интерфейс программирования прикладного уровня). API Visual FoxPro содержит функции, позволяющие программам, написанным на других языках программирования, взаимодействовать с Visual FoxPro.
